Rapat adalah salah satu aktivitas yang dilakukan untuk membicarakan atau mendiskusikan sesuatu, mulai dari masalah, rencana, hingga evaluasi. Jika tidak mempunyai sarana nya, seseorang atau organisasi bisa melakukan sewa ruang rapat Jakarta yang sudah tersedia lengkap dengan fasilitas mumpuni.
Artikel ini akan menjelaskan tentang informasi lengkap mengenai sewa ruang rapat ini. Apabila Anda berminat untuk menggunakannya, maka simak ulasan berikut hingga selesai!
Apa yang Dimaksud Sewa Ruang Rapat Jakarta?
Sudah disinggung sebelumnya bahwa rapat adalah salah satu aktivitas yang selalu dilakukan untuk mendapatkan hasil terbaik. Guna melakukannya, Anda pasti memerlukan ruangan yang nyaman agar proses diskusi bisa berjalan dengan lancar.
Oleh karena itu, ruang rapat atau meeting sendiri menjadi salah satu kebutuhan bagi suatu perusahaan. Namun, sayangnya tidak semua perusahaan bisa membuat ruang rapat yang baik, misal karena kekurangan budget atau alasan lain. Ini menjadikan anggota perusahaan merasa kesulitan dan tidak nyaman ketika akan membicarakan suatu hal bersama-sama.
Alasan tersebut menjadi salah satu penyebab mengapa hadir sewa ruang rapat yang menawarkan banyak keuntungan. Ruangan ini menyediakan berbagai keperluan rapat, misal meja, kursi, hingga suasana nyaman dan tenang. Selain itu, beberapa dari mereka juga menyediakan fasilitas lain, seperti toilet, ruang merokok, resepsionis, pos satpam, dan lain sebagainya.
Sewa ruang rapat sendiri bisa dilakukan secara harian dengan harga dan fasilitas yang disesuaikan dengan kebutuhan. Maka dari itu, ini menjadi pilihan terbaik terutama bagi perusahaan start up yang masih belum mempunyai ruang meeting sendiri dan ingin selalu merasakan sensasi rapat menyenangkan.
Apa Keuntungan Sewa Ruang Rapat?
Menyewa ruang rapat akan memudahkan Anda untuk melakukan aktivitas rapat bersama rekan kantor atau bahkan klien agar bisa berdiskusi dengan nyaman. Jika dibandingkan dengan membangun bangunan ruang rapat menggunakan uang panas, maka sewa ruangan ini lebih baik dalam menghemat anggaran perusahaan.
Terdapat banyak fasilitas pendukung dan berbagai jenis ruangan yang bisa dipilih sesuai keinginan atau kebutuhan, misal jumlah orang hingga tema. Selain itu, ada pula berbagai keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan, antara lain:
1. Bisa Lebih Menghemat Biaya
Pertama adalah menyewa ruang rapat bisa membantu menghemat biaya terlebih untuk perusahaan yang baru saja berdiri. Ini dikarenakan untuk membuat ruang meeting atau rapat pastinya membutuhkan biaya yang tidak sedikit, mulai untuk bangunan hingga fasilitas di dalamnya.
Sewa ruangan ini bisa dilakukan saat perusahaan akan mengadakan pertemuan dengan klien atau bersama karyawan dalam jumlah yang cukup banyak sehingga memerlukan tempat luas. Maka, sewa ruangan ini sangat cocok digunakan untuk aktivitas skala besar dan tidak dilakukan setiap hari atau ketika waktu tertentu saja. Selain untuk acara besar, sewa ruangan rapat juga bisa digunakan untuk melakukan pekerjaan sehari-hari.
Oleh karena itu, guna memangkas dana tersebut, Anda bisa memanfaatkan jasa sewa ruang rapat yang telah tersedia dengan berbagai fasilitas sehingga bisa dialokasikan untuk kebutuhan lainnya.
2. Fasilitas yang Ditawarkan Lengkap
Salah satu alasan lain setelah lebih hemat biaya, sewa ruang rapat menawarkan fasilitas yang lebih lengkap dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari fasilitas umum seperti toilet, musholla, pos satpam, resepsionis, hingga fasilitas khusus seperti proyektor, tata ruang meeting, laptop, koneksi internet, maupun sarana penunjang lainnya.
Perusahaan bisa memilih ruang rapat harian yang sesuai dengan kebutuhan untuk menunjang aktivitas rapat dengan klien atau pihak internal perusahaan. Fasilitas yang lengkap juga akan membantu perusahaan yang menyewa untuk melakukan presentasi atau diskusi secara maksimal.
3. Selalu Mendapatkan Suasana Baru
Tidak hanya fasilitas lengkap untuk menunjang presentasi atau meeting, suasana yang diciptakan selama rapat berlangsung juga mengambil pengaruh cukup besar dalam memberikan kenyamanan pada klien. Melakukan sewa ruang meeting harian bisa menjadikan perusahaan memperoleh nuansa baru sehingga mampu membangun mood karyawan yang lebih baik.
Kenyamanan yang didapatkan dari suasana ruang meeting ini juga akan mempengaruhi kinerja karyawan dalam melakukan sebuah pekerjaan. Oleh karena itu, kenyamanan adalah menjadi salah satu prioritas yang semestinya harus didapatkan sebelum memulai suatu pekerjaan.
Suasana yang kondusif juga bisa membantu menetralisir tekanan selama bekerja di dalam kantor. Maka dari itu, Anda bisa bertemu klien dengan rasa lebih ringan sehingga kerja sama berjalan sangat baik. Selain itu, suasana baru terkadang juga bisa membawa suasana hati yang baru pula, sehingga otak akan terasa lebih jernih dan memudahkan seseorang untuk menemukan sebuah ide baru.
4. Lebih Fleksibel Sesuai Kebutuhan
Penyewaan ruang rapat bisa dilakukan kapan saja sesuai dengan kebutuhan perusahaan maupun personal. Maka dari itu, sewa ruang meeting harian bersifat lebih fleksibel karena tidak terbatas oleh waktu. Anda bisa menyewa hanya ketika jadwal rapat dilaksanakan. Cara ini akan menjadikan perusahaan lebih menghemat budget pemeliharaan dan pembuatan ruang meeting.
Selain itu, jumlah dan fasilitas yang didapatkan juga bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Maka dari itu, Anda tidak perlu khawatir akan merasakan rapat yang tidak nyaman, misal karena tidak ada meja dan kursi hingga kuota peserta lebih besar dibandingkan ruangannya.
Tips Sebelum Sewa Ruang Rapat
Sewa ruang rapat memang bisa dilakukan dengan mudah dan menyesuaikan jadwal. Selain itu, sudah banyak disinggung sebelumnya bahwa Anda juga bisa memilihnya sesuai dengan jumlah kuota hingga fasilitas yang dibutuhkan. Harga sewa pun bisa Anda sesuaikan dengan budget yang tersedia.
Namun, sebelum melakukan penyewaan Anda harus memperhatikan banyak hal agar memperoleh ruang yang sesuai dengan kebutuhan dan budget. Berikut ini adalah beberapa tips yang sudah kami rangkumkan untuk Anda sebelum menyewa ruang rapat, antara lain:
1. Pilih Lokasi yang Strategis
Tips pertama yang harus Anda perhatikan adalah memilih lokasi strategis. Ini bertujuan untuk memudahkan karyawan atau klien menemukan ruang rapat agar lebih efisien. Lokasi ideal untuk melakukan meeting biasanya ada di pusat kota yang mudah diakses oleh kendaraan pribadi maupun kendaraan umum.
Namun, jangan lupa juga untuk mengutamakan lokasi yang jauh dari kemacetan agar tidak menjadikan para peserta rapat terlambat datang walaupun sudah berangkat lebih awal.
2. Sesuaikan Harga Sewa dengan Budget
Setelah menentukan lokasi strategis, pastinya harga menjadi pertimbangan selanjutnya yang harus dipikirkan secara matang. Budget sewa ruang rapat biasanya sudah disediakan alokasi nya terlebih dulu. Oleh karena itu, Anda hanya perlu memilih ruang yang sesuai dengan budget tersebut.
Jadi, cobalah mencari beberapa referensi harga yang ditawarkan oleh penyedia jasa sewa ruang rapat dan bandingkan fasilitasnya. Pastikan untuk menanyakan biaya-biaya tambahan secara mendetail untuk fasilitas tertentu terutama yang akan digunakan selama rapat berlangsung. Cara ini akan menjadikan tagihannya tidak melebihi estimasi dan tidak timbul hidden cost.
3. Periksa Kelengkapan Fasilitas yang Ditawarkan
Kelengkapan fasilitas di ruang rapat tentu menjadi salah satu pertimbangan utama. Pastikan fasilitas telah tersedia sesuai dengan kebutuhan rapat, seperti pengeras suara, proyektor, peralatan tulis, peralatan elektronik, air minum, papan tulis, dan lain sebagainya. Selain itu, jangan lupa juga fasilitas umum, seperti tempat ibadah, toilet, kantin, hingga tempat parkir yang juga mempengaruhi kenyamanan ketika meeting berlangsung.
Jangan sampai Anda sudah membayar mahal, tetapi hanya mendapatkan fasilitas seadanya. Semakin mahal harga, maka harus semakin lengkap dan berkualitas ruang rapat yang didapatkan.
4. Rencanakan Kebutuhan Rapat
Sebelum menyewa ruang rapat, Anda harus melakukan survei terlebih dahulu guna mengetahui fasilitas hingga kebutuhan ruang. Pilihlah ruang meeting dengan suasana dan tatanan yang mendukung proses berdiskusi agar bisa mendapatkan hasil terbaik.
Anda juga perlu mempertimbangkan peserta yang akan menghadiri acara rapat tersebut. Jika ruang meeting yang dibutuhkan untuk acara pertemuan para karyawan saja, tentu berbeda dengan meeting untuk jajaran direksi dan klien penting.
5. Koneksi Listrik dan Internet Memadai
Hal mendasar lainnya yang perlu Anda pertimbangkan ketika akan menentukan tempat sewa ruang rapat adalah perlengkapan listrik. Sebaiknya pilihlah ruang pertemuan dengan perlengkapan listrik yang memadai.
Hal ini penting diperhatikan untuk menjamin kenyamanan dan kelancaran rapat. Ruangan dengan perlengkapan listrik memadai juga akan menghindarkan Anda dari hal-hal yang tidak diharapkan, seperti listrik tiba-tiba padam hingga tidak ada koneksi internet.
Oleh karena itu, selain kemampuan listrik Anda juga harus mempertimbangkan koneksi internetnya. Ini dikarenakan kebutuhan koneksi internet kiranya sudah diperlukan oleh sebagian besar orang, termasuk ketika menggelar pertemuan.
Ketika memutuskan untuk sewa ruang rapat di luar gedung kantor, tidak ada salahnya jika Anda mengecek terlebih dahulu koneksi internet yang tersedia agar tidak mengganggu pekerjaan atau proses diskusi, misal untuk mencari referensi lain, menghubungi seseorang, dan lain sebagainya.
6. Waktu Pengunaan Ruangan Rapat
Setelah itu, penentuan waktu yang tepat juga menjadi faktor penting dalam mencari ruang rapat. Oleh karena itu, periksa terlebih dahulu mengenai penentuan waktunya. Ketersediaan jadwal ruang rapat bisa Anda tanyakan ke resepsionis hingga nomor atau kontak yang telah diberikan oleh pihak penyedia.
Jika ruang yang diinginkan berdasar pada fasilitas, budget, dan waktu, maka selanjutnya lakukan pendataan pada hari, tanggal, dan jam rapat. Ini dilakukan agar tidak ada bentrok jadwal ruangan dengan pihak lainnya.
7. Pastikan Ruangan Tersebut Aman dan Terpercaya
Tidak hanya fasilitas yang ditawarkan pemilik tempat atau gedung, Anda juga jangan sampai lupa untuk memilih ruang rapat dengan fasilitas keamanan terbaik. Keamanan ganda untuk akses keluar dan masuk ruangan bisa Anda pilih agar rapat bisa berlangsung dengan tenang.
Selain itu, Anda juga bisa memilih ruang yang sudah diterapkan sistem sidik jari atau menggunakan kartu akses. Tips terakhir ini juga menambahkan bahwa pilihlah penyedia sewa ruang rapat yang sudah terpercaya dan mempunyai banyak testimoni positif. Ini perlu dilakukan untuk meminimalisir adanya penipuan.
Membaca pembahasan di atas secara lengkap dan seksama, mungkin Anda sudah bisa memastikan apakah membutuhkan sewa ruang rapat atau tidak. Jika jawabannya iya, karena sudah memahami apa saja keuntungan melakukan sewa, maka Anda bisa langsung hubungi nomor WhatsApp Aldiron Workspace untuk mendapatkan ruang rapat sesuai kebutuhan dan biaya terbaik.
Menariknya, Aldiron Workspace sudah terintegrasi digital marketing bersama https://aldironworkspace.com/ yang menawarkan konsultasi bersama ahlinya untuk mendapatkan jawaban terbaik atas segala permasalahan bisnis online. Jadi, Anda mau sewa ruang rapat Jakarta yang mana nih?
Tanya informasi lebih lengkapnya segera untuk ketersediaan coworking space. Hubungi kami melalui WA
Baca juga : Manfaat Sewa Ruang Meeting di Jakarta Barat