Cara menangani komplain secara profesional harus bisa dilakukan oleh kamu dan tim mu. Dalam dunia bisnis, pelanggan merupakan raja. Pelanggan harus dilayani dengan sebaik-baiknya, terlebih saat pelanggan mengalami keluhan atau mengajukan komplain kepada perusahaanmu. Hal itu harus bisa kamu selesaikan dengan cepat dan tepat.
Cara Menangani Komplain Secara Profesional itu Penting! Mengapa?
Pasalnya, saat ada pelanggan yang komplain tetapi keluhan tersebut tidak ditindaklanjuti dengan benar atau yang lebih buruknya lagi dihiraukan oleh pihak perusahaan, pelanggan yang komplain tersebut dapat memberikan komentar yang buruk terkait pelayanan perusahaanmu ke orang-orang terdekatnya.
Kalau sudah begini, reputasi bisnismu akan ikut memburuk dan lambat laun bisnismu dapat hancur. Kenapa bisa begitu? Pasti kalian sudah tahu kan apa itu strategi mouth to mouth?
Yap, benar sekali, strategi pemasaran mouth to mouth merupakan salah satu strategi pemasaran gratis namun merupakan cara yang paling efektif dalam menarik pelanggan.
Ketika perusahaan memberikan pelayanan secara sempurna kepada pelanggan, otomatis pelanggan tersebut akan menceritakan kepada orang terdekatnya tentang pelayanan di perusahaanmu yang sangat memuaskan.
Tanpa sadar, hal tersebut akan menimbulkan rasa ketertarikan serta rasa penasaran pada calon pelangganmu yang lainnya. Tapi, bagaimana jika sesuatu yang seharusnya berdampak baik bagi perusahaan malah memberikan dampak buruk bagi perusahaanmu?
Nah, inilah mengapa kamu perlu untuk mengetahui dasar dalam menangani komplain pelanggan.
Berikut Cara yang Bisa Kamu Lakukan untuk Menangani Komplain :
- Hubungi pelangganmu
Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah menghubungi pelanggan yang mengajukan komplain kepada perusahaanmu. Kamu bisa meminta tim yang memiliki posisi sebagai Customer Service di perusahaanmu untuk mengirim pesan ataupun email kepada pelanggan tersebut.
Jika kamu tidak memiliki Customer Service, kamu bisa melakukannya sendiri. Cukup mudah, kamu hanya perlu mengirim pesan secara personal. Setelah pelangganmu menyetujui untuk dihubungi, kamu bisa memulai untuk menghubungi pelangganmu dan mendengarkan komplain pelanggan tersebut secara seksama.
- Ajukan pertemuan
Jika percakapan yang kamu lakukan dengan pelanggan tidak berjalan dengan mulus, kamu bisa mengajukan pertemuan secara private. Hal ini dapat dilakukan agar pelangganmu dapat mengajukan komplain secara langsung.
Pertemuan secara private juga dapat membuktikan kepada pelanggan bahwa perusahaanmu sangat peduli terhadap keluhan dari setiap pelanggan. Pastikan pula, jika kamu berencana untuk melakukan pertemuan, pilihlah tempat dengan ruangan yang nyaman dengan fasilitas memadai.
- Beri bonus kepada pelanggan
Kamu atau tim mu, dapat memberikan bonus atau reward kepada pelanggan tersebut. Hal ini berguna sebagai penawar dari kekecewaan yang dirasakan oleh pelanggan tersebut. Hal ini juga dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaanmu.
Dengan memberikan bonus, pelanggan akan melihat bagaimana keseriusan perusahaanmu dalam memperbaiki kesalahan. Sebagai contoh, kamu dapat memberikan diskon ataupun penawaran menarik lainnya khusus hanya untuk pelanggan tersebut.
- Diskusikan dengan tim
Jika sekiranya kamu mengalami kebingungan ataupun kesulitan dalam menangani keluhan pelangganmu, kamu dapat berdiskusi dengan tim mu terlebih dahulu.
Kamu juga bisa meminta salah satu tim yang paling berpengaruh untuk ikut menghubungi ataupun menemui pelanggan tersebut.
Kalian dapat merundingkan kembali solusi atas keluhan pelanggan tersebut. Biasakan untuk tetap tenang dan jangan emosi.
- Meminta Maaf
Terlepas dari pelanggan tersebut salah atau benar, kamu ataupun tim mu tetap harus meminta maaf dengan sungguh-sungguh. Ingat bahwa pelanggan adalah raja yang berarti apapun permasalahannya kita harus berlapang dada untuk meminta maaf.
Kamu dapat melakukan semua hal di atas sekaligus hanya di Aldironworkspace. Kamu dapat memiliki ruangan private yang nyaman. Kamu juga dapat mengadakan pertemuan yang bersifat rahasia atau pribadi di Aldironworkspace. Apalagi, disana pun terdapat Virtual Office yang dapat kamu gunakan untuk kebutuhan perusahaanmu.
Tempatnya yang nyaman serta fasilitas sudah tersedia secara lengkap, akan membuat pelangganmu merasa nyaman dan puas. Kegiatan pertemuan atau percakapan yang kamu lakukan pun akan berjalan dengan lancar. Sekarang kamu dan tim mu sudah mengetahui cara menangani komplain secara profesional yang sudah bisa langsung kamu terapkan.
Baca juga : Cara Impor Barang dengan Modal Minim
Tanya informasi lebih lengkapnya segera untuk ketersediaan coworking space. Hubungi kami 0818180983