Virtual office atau kantor virtual mulai berkembang pesat seiring berkembangnya kebutuhan para pengusaha di Indonesia saat ini. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya Jakarta virtual office yang hadir untuk membantu para pengusaha. Selain kemajuan teknologi yang membuat hampir seluruh aspek kehidupan manusia berubah menjadi digital dan online, kondisi pandemi yang membuat kita tidak bisa pergi ke manapun membuat tren virtual office ini semakin banyak diminati.
Virtual office atau kantor virtual adalah jenis kantor sewa nonfisik yang dapat digunakan sebagai alamat resmi sebuah perusahaan sekaligus memproleh ruangan kantor dari penyedia layanan (provider). Meski tidak memiliki kantor dalam bentuk fisik yang digunakan sendiri, pengguna virtual office tetap mendapatkan keuntungan khusus, seprti biaya operasional yang jauh lebih murah daripada kantor pada umumnya namun tetap dengan fasilitas yang sama dengan kantor konvensional.
Virtual office memungkinkan Anda memotong biaya operasional hingga 90% dibandingkan kantor konvensional. Dengan menggunakan virtual office, Anda akan tetap memiliki kantor dengan alamat yang valid dan sah, admin atau resepsionis, ruang rapat atau meeting room, serta nomor telepon khusus di mana Anda tidak perlu membayar biaya khusus untuk menambah staf atau karyawan baru.
Terdapat beberapa fasilitas atau fitur yang bisa Anda dapatkan dari virtual office, yaitu sebagai berikut:
- Surat dan paket diterima oleh resepsionis dengan sistem notifikasi.
- Penggunaan ruang rapat (meeting room) di alamat yang dipilih atau alamat lain dari penyedia virtual office.
- Nomor telepon perusahaan memiliki sistem notofikasi atau pemberitahuan panggilan masuk dengan kemampuan untuk meneruskan telepon ke pengguna virtual office.
- Area kerja bersama atau ruang kolaboratif (coworking-space) biasanya mencakup akses internet atau wi-fi, tempat duduk (lounge), dan juga minuman seperti the dan kopi.
- Harga khusus untuk penggunaan ruang acara (event space) untuk kegiatan serba guna oleh perusahaan yang menggunakan.
Tips Memilih Jakarta Virtual Office yang Tepat untuk Bisnis
Banyak pengusaha atau pebisnis yang masih kurang memperhatikan pertimbangan untuk memilih virtual office. Alasannya adalah karena kantor virtual ini tidak berfungsi sebagai kantor fisik perusahaan, namun hanya sebagai alamat surat-menyurat atau alamat resmi perusahaan. Penggunaan layanan kantor virtual biasanya digunakan oleh para pebisnis atau pengusaha online seperti pemilik start-up yang menjalankan aktivitasnya lewat internet atau secara digital.
Akan tetapi, penggunaan layanan virtual office dengan tanpa menggunakan pertimbangan pastinya juga akan mengganggu jalannya aktivitas bisnis atau usaha yang Anda jalankan. Apalagi terdapat beberapa wilayah yang pemerintahannya telah memperlakukan aturan tertentu yang harus diikuti dan ditaati, tidak hanya bagi penyedia layanan virtual office, namun juga untuk para penyewa atau pengguna jasanya, termasuk di Jakarta. Guna menghindari hal-hal yang tidak diinginkan tersebut, ada baiknya jika Anda memperhatikan hal-hal di bawah ini sebelum memilih penyedia virtual office.
1. Lokasi
Virtual office yang Anda pilih harus memiliki lokasi yang strategis. Pastikan virtual office ini mudah diakses dan berada di kawasan bisnis. Dengan demikiran, penggunakaan layanan virtual office benar-benar dapat meningkatkan citra perusahaan di mata pelanggan atau konsumen. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa lokasi virtual office ini sesuai dengan zonasi bisnis, khususnya penyedia layanan virtual office di Jakarta.
2. Lisensi atau perizinan
Aspek berikutnya dalam memilih virtual office berkaitan dengan perizinan. Anda harus memastikan bahwa administrasi layanan kantor virtual tersebut telah menyelesaikan dan mengelola semua izin yang diperlukan. Izin yang diperlukan untuk memberikan layanan virtual office adalah Izin Mendirikan Bangunan (IMB) serta kesesuaian dengan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI).
3. Status PKP
Status Pengusaha Kena Pajak (PKP) juga menjadi faktor penting dalam pemilihan layanan virtual office. Anda harus tahu bahwa ada kantor virtual dengan PKP dan ada beberapa yang masih belum menyediakan. Jika penyedia virtual office telah menerima status PKP dari kantor pajak, pengguna layanan juga akan menerima status yang sama.
Ketika sebuah bisnis mendapatkan PKP, Anda bisa mendapatkan banyak keuntungan. Status PKP menunjukkan bahwa bisnis yang Anda jalankan legal dan patuh pajak. Selain itu, setelah mendapat status PKP, perusahaan dapat bekerja sama dengan perusahaan besar dan berpartisipasi dalam proyek-proyek pemerintah.
4. Fasilitas
Penyedia layanan virtual office berkualitas tinggi akan menawarkan fasilitas lengkap untuk pengguna layanan mereka. Ada beberapa fasilitas penting yang harus Anda perhatikan agar kelangsungan bisnis atau usaha yang Anda jalankan tidak terganggu. Beberapa layanan ini termasuk pemberitahuan tentang surat atau paket, nomor telepon khusus untuk setiap pelanggan, maupun ketersediaan ruang pertemuan.
5. Tarif
Aspek berikutnya dalam memilih virtual office berkaitan dengan tarif. Anda harus memastikan bahwa harga yang diberikan sesuai dengan jenis layanan atau fasilitas yang ditawarkan.
6. Layanan pendukung
Penggunaan virtual office juga harus mencakup ketersediaan berbagai layanan pendukung. Hal ini penting agar Anda tidak mengalami masalah jika ingin mengembangkan bisnis Anda. Layanan pendukung ini memiliki berbagai pilihan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau bisnis Anda, seperti layanan pembuatan PT atau CV, pengurusan PKP, layanan penjawab telepon, dan lain sebagainya.
7. Dukungan acara atau event
Dalam situasi tertentu, Anda memerlukan bantuan saat ingin mengatur acara bisnis dan mengundang pelanggan. Untuk melakukan ini, Anda perlu memastikan bahwa penyedia layanan virtual office dapat memberikan dukungan untuk membuat acara Anda berjalan dengan lancar.
Bagaimana Cara Kerja Virtual Office?
1. Alamat virtual (virtual address)
Alamat virtual office berupa alamat daring. Walau tetap mencantumkan alamat fisik, karyawan dan pelanggan bertukar informasi melalui email, surel, maupun media komunikasi online lainnya seperti media sosial.
2. Video conference
Komunikasi antarkaryawan dapat terjaga melalui video conference. Apalagi jika Anda memiliki rapay yang harus dilaksanakan secara jarak jauh dengan beberapa anggota sekaligus. Hal ini pastinya juga lebih fleksibel karena bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja.
3. Ruang kerja bersama
Setiap karyawan virtual office memiliki akses gratis ke ruang kerja. Keuntungannya adalah mampu menciptakan peluang untuk saling bersinergi dan membentuk kerja sama tim yang baik antarkaryawan.
Itu tadi penjelasan mengenai virtual office dan cara kerjanya, serta tips memilih Jakarta virtual office yang bisa menjadi pertimbangan Anda sebelum memilih penyedia layanan kantor virtual untuk bisnis Anda. Pastikan Anda memilih penyedia jasa yang terpercaya dan sesuai dengan kebutuhan usaha atau bisnis Anda. Untuk Anda yang sedang mencari layanan jasa penyedia virtual office, Anda bisa memilih Aldiron Worksapce sebagai penyedia layanan virtual office yang cocok untuk Anda. Anda bisa mengunjungi situs web resmi di https://aldironworkspace.com/ atau menghubungi nomor WhatsApp Aldiron. Jangan buang-buang waktu Anda dan segera gunakan layanan jasa dari Jago Marketing.
Tanya informasi lebih lengkapnya segera untuk ketersediaan coworking space. Hubungi kami melalui WA
Baca juga : Tempat Virtual Office Terdekat Area Jakarta Barat